El último trimestre del año trae consigo una obligación fiscal que muchas empresas pasan por alto: la regularización mensual de las retenciones de IRPF. Aunque durante la mayor parte del ejercicio existe cierta flexibilidad, de octubre a diciembre la normativa cambia y exige una actualización inmediata de cualquier variación que afecte al tipo de retención. Comprender esta regla es clave para evitar errores, inconsistencias en nómina o discrepancias posteriores con la Agencia Tributaria.
El cálculo inicial del IRPF: qué debe revisar la empresa
El tipo de retención del trabajador no se fija una única vez, sino que se determina cuando se incorpora al puesto y al inicio de cada nuevo año. Para calcularlo correctamente, la empresa debe tener en cuenta dos elementos principales:
- Las retribuciones previsibles del ejercicio, incluyendo salario fijo y variable. Estas previsiones deben ser realistas y basarse en información actualizada; no basta con arrastrar los datos del año anterior si las circunstancias han cambiado.
- Las circunstancias personales y familiares del empleado, declaradas mediante el modelo 145. Cualquier error, ausencia o dato desactualizado puede modificar el tipo de retención aplicable.
Conservar los modelos 145 firmados es fundamental, ya que son la prueba documental de que el cálculo se realizó con la información proporcionada por el trabajador.
Cambios durante el año: cuándo debe regularizarse la retención
A lo largo del ejercicio pueden producirse variaciones significativas: ascensos, aumentos salariales, nuevas primas, cambios en la jornada o modificaciones en la situación familiar. La regla general es clara:
- Si el cambio lo provoca la empresa, la regularización debe aplicarse de inmediato.
- Si el cambio depende del trabajador, el ajuste se realiza desde que presenta un nuevo modelo 145, siempre que lo entregue con al menos cinco días de antelación al cierre de nóminas.
El trabajador tiene la obligación de comunicar cualquier cambio que aumente su tipo de retención. En cambio, no está obligado a informar sobre modificaciones que lo reduzcan, como el nacimiento de un hijo.
La regla especial del último trimestre del año
Entre enero y septiembre, la empresa puede regularizar de forma trimestral. Sin embargo, a partir de octubre la normativa se endurece: la regularización debe ser mensual y aplicarse en la nómina inmediatamente posterior a la variación. No existe la posibilidad de esperar al cierre del trimestre.
Este periodo es uno de los más revisados por la AEAT, por lo que cualquier retraso o error puede generar diferencias entre lo retenido y lo que Hacienda considera correcto.
Por qué es esencial aplicar la regularización correctamente
Una correcta actualización del IRPF evita discrepancias en el Modelo 190, reclamaciones al trabajador y posibles requerimientos de la Administración. Además, garantiza coherencia entre la información declarada y la efectivamente retenida, reduciendo riesgos administrativos y mejorando la experiencia del empleado.
Conclusión
La regularización del IRPF en el último trimestre no es solo un trámite técnico: es un ejercicio de responsabilidad fiscal que aporta seguridad y claridad tanto a la empresa como a su plantilla.
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