El nuevo reglamento que cambia la forma de fichar
El futuro Reglamento de registro horario supondrá un antes y un después para pymes y autónomos empleadores. El proyecto de Real Decreto —aún en fase de información pública— introduce un modelo mucho más estricto y 100 % digital que transformará los protocolos internos de control horario.
El objetivo: poner fin a los registros informales y asegurar que la jornada real queda registrada con trazabilidad, autenticidad y acceso inmediato.
Aunque todavía no ha sido publicado en el BOE, conviene anticiparse. Su entrada en vigor está prevista para pocos días después de su publicación, sin periodo transitorio.
Claves del nuevo modelo
El reglamento desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores e introduce tres principios obligatorios:
✅ Objetividad: los datos no podrán manipularse.
✅ Fiabilidad: todo cambio dejará huella y deberá autorizarse.
✅ Accesibilidad: tanto el trabajador como la Inspección podrán consultar los datos al instante.
Esto significa que los sistemas en papel o los fichajes manuales dejarán de ser válidos.
Registro obligatorio y digital
Todas las empresas deberán implantar un sistema de registro digital en el centro de trabajo o accesible desde él.
No bastará con una app básica: el sistema tendrá que demostrar autenticidad, trazabilidad y seguridad ante manipulaciones.
📊 Datos mínimos que debe recoger:
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Inicio y fin de la jornada (hora y minuto exactos)
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Pausas y tiempos de espera
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Modalidad (presencial o teletrabajo)
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Horas ordinarias, extraordinarias o complementarias
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Total diario y mensual
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Autoría de cada modificación
👉 Incluso las pausas deberán registrarse: no hacerlo podría acarrear sanciones y recálculo de cotizaciones.
Protocolos internos obligatorios
Cada empresa deberá aprobar un protocolo de registro horario, que incluya:
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Procedimiento de registro y corrección de asientos.
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Qué datos se recogen y cómo se custodian.
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Evaluación periódica del sistema.
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Formación para empleados (como tiempo de trabajo).
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Participación de la representación sindical.
No bastará con tener un sistema: habrá que documentarlo y mantenerlo actualizado.
Protección de datos y acceso
El nuevo sistema deberá cumplir el RGPD. Solo se podrán registrar los datos necesarios y el acceso estará regulado:
👤 El trabajador podrá consultar y descargar su registro.
📅 La empresa entregará un resumen mensual con la nómina.
🔍 La Inspección y los representantes legales tendrán acceso inmediato.
Recomendaciones para empresas
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Revisa tu sistema actual: ¿cumple trazabilidad y acceso inmediato?
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Implanta una herramienta homologada antes de la entrada en vigor.
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Forma a tu equipo sobre el nuevo protocolo.
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Define responsabilidades con subcontratas y ETT.
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