El 69% de los autónomos en España sigue utilizando Excel, PDF o incluso papel para emitir sus facturas. Sin embargo, a partir de 2026 esta práctica tendrá los días contados. La Agencia Tributaria ha confirmado que Excel solo podrá usarse en determinados supuestos y siempre que cumpla con los requisitos del nuevo Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
¿Qué cambia a partir de 2026 en la facturación de autónomos?
Con la nueva normativa, cualquier programa de facturación —incluido Excel— deberá garantizar:
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La inalterabilidad de los datos (que no puedan borrarse o modificarse sin dejar rastro).
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La integridad y trazabilidad de cada factura.
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La conservación y legibilidad de la información durante los plazos legales.
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La incorporación de un código QR obligatorio en cada factura (excepto las dirigidas a particulares).
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La certificación del software por parte del proveedor o responsable.
Esto significa que los autónomos que hoy utilizan hojas de cálculo simples para emitir facturas tendrán que revisar urgentemente su sistema de facturación.
¿Pueden usar Excel los autónomos?
Hacienda diferencia entre dos escenarios:
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Uso básico: Excel como listado de facturas → permitido, no se considera un SIF.
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Uso avanzado: Excel para generar libros de IVA, IRPF o contabilidad mediante macros o programación → sí se considera un SIF y, por tanto, debe cumplir el reglamento y estar certificado.
En este segundo caso, Excel necesitaría una certificación oficial para ser válido, algo que en la práctica resulta muy difícil de conseguir.
Herramientas alternativas a Excel para autónomos
Si todavía facturas con Excel, lo más recomendable es dar el salto a un software especializado. Existen múltiples opciones en el mercado adaptadas a pymes y autónomos:
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Facturae (gratuito, recomendado para relaciones con la Administración).
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Holded (gestión integral para facturación, gastos y proyectos).
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Quipu (especializado en autónomos, con conexión bancaria).
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Anfix (conexión directa con gestoría y asesoría).
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Declarando (pensado específicamente para autónomos).
La gran ventaja de estos programas es que ya están adaptados a la normativa y permiten generar facturas con todos los requisitos legales sin complicaciones.
Consejos prácticos para facturar sin problemas
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Adáptate antes de 2026: no esperes al último momento, cambia cuanto antes a un software certificado.
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Revisa que tu sistema incluya QR: desde 2026, todas las facturas deberán llevarlo.
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Digitaliza también tus gastos: no solo las facturas emitidas cuentan, también las recibidas.
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Consulta con tu asesoría: cada sector puede tener particularidades, no te fíes solo de plantillas descargadas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo seguir usando Excel para facturar si lo uso solo para listados?
Sí, siempre que no genere libros de IVA o IRPF ni actúe como un SIF completo.
¿Tendré sanciones si no cambio a un software certificado?
Sí, Hacienda puede sancionar por incumplimiento del Reglamento de Facturación y rechazar las facturas emitidas con sistemas no válidos.
¿Qué pasa si facturo solo a particulares?
En ese caso no será obligatorio incluir el código QR, pero sí cumplir el resto de requisitos de facturación.
¿Es recomendable seguir con Excel?
No. Aunque en teoría es posible certificarlo, en la práctica resulta mucho más sencillo y económico usar un software especializado que ya cumpla con la normativa.
¿Cómo puede ayudarte Gapyme?
En un entorno en el que Hacienda aumenta los controles y exige más requisitos técnicos, no conviene improvisar. Adaptar tu facturación al nuevo reglamento puede parecer complejo, pero con la ayuda adecuada es un proceso rápido y seguro.
En Gapyme, como asesoría especializada en autónomos y pymes, te ayudamos a:
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Revisar tu sistema actual de facturación.
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Elegir el software más adecuado a tus necesidades.
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Implementar soluciones que cumplan con la normativa desde el primer día.
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Evitar sanciones y trabajar con total tranquilidad.
📞 Contacta con nosotros y da el paso con seguridad. En Gapyme estamos contigo para que tu facturación no sea un problema, sino una herramienta al servicio de tu negocio.
